Die Geschäftswelt entwickelt sich kontinuierlich weiter. Unternehmen müssen daher ihre Personalstrategien überdenken und dabei einige Unsicherheiten und Herausforderungen überwinden. Gleichzeitig eröffnet sich die Chance, auf neue Technologien umzusteigen, die Verbesserungen bieten - wie SAP SuccessFactors Employee Central.
Mit flexiblen, globalen HR-Kernfunktionen erfüllt Employee Central die Erwartungen der Beschäftigten und die Bedürfnisse der Unternehmen. Dabei wandelt sich das Herzstück des Personalmanagements von einem reinen Aufzeichnungssystem in eine zentrale Plattform, in der alle Prozesse zusammenlaufen. Veraltete HR-Systeme können das nicht leisten. Das Modul Employee Central in SAP SuccessFactors bietet genau diese Flexibilität und die Funktionen, die die moderne Belegschaft eines zukunftsorientierten Unternehmens erwartet.
Definition: Was ist SAP SuccessFactors Employee Central?
SAP SuccessFactors Employee Central (EC) bildet das administrative Zentrum Ihres HR-Systems, mit dem Sie anhand einer HRIS-Software in der Cloud Ihre Personalprozesse optimieren und weltweit standardisieren können. Die integrierte Human Capital Management (HCM)-Suite deckt alle HR-Aufgaben über den Mitarbeiterlebenszyklus hinweg ab, vom Recruiting über Leistungsmanagement bis zur Nachfolgeplanung. Dabei unterstützt Sie das Modul beim Personal- und Organisationsmanagement ebenso wie bei der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung. Mit dieser flexiblen, cloudbasierten HRIS-Lösung lassen sich alle Stammdaten zentral steuern und sämtliche Personalprozesse weltweit standardisieren. Mitarbeiterprofile sowie Organigramme, Arbeitszeiterfassung und Leistungen werden zuverlässig verwaltet. Dabei bietet die Mischung aus Echtzeitdaten und integrierten Softwarefunktionen maximale Transparenz und ermöglicht damit nicht nur fundierte, faktenbasierte Personalentscheidungen, sondern stellt auch die Einhaltung aller HR-Vorschriften sicher. In der Praxis markiert SAP SuccessFactors EC häufig das Herzstück eines größeren Digitalisierungsprojekts im HR-Bereich.
Funktionen: Was sind die Kernfunktionen von Employee Central?
1. Stammdaten- und Organisationsmanagement
Integrierte HR-Daten: Alle wichtigen Personal- und Organisationsdaten werden über eine einzige zentrale HR-Plattformabgerufen, erfasst, gepflegt und verwaltet.
Self-Service-Tools für Mitarbeitende: Dank personalisierter Profile und Selbstbedienungsfunktionen können Mitarbeitende ihre Abwesenheiten, Leistungen und andere Personalbelange bequem und eigenständig verwalten. Hierdurch verringert sich der administrative Aufwand in der HR-Abteilung merklich.
Best-Practice: Mit lokalisierten Verfahren, die sich in Stellenverwaltung, Zeiterfassung, Integration und anderen HR-Bereichen bewährt haben, wird die internationale Compliance jederzeit sichergestellt. Außerdem bietet das Modul flexible Abläufe und Workflows für die Genehmigung von Dateneinträgen.
Datenintegration: Employee Central ermöglicht die Datenintegration mit Talentmanagement-Modulen.
2. Positions- und Organisationsmanagement
Interaktives Organigramm: In einem interaktiven Organigramm wird die gesamte Belegschaft anhand der Organisationsstruktur des Unternehmens abgebildet. Damit stellen Sie alle wichtigen Positionen, Jobprofile, Jobfamilien und Berichtslinien übersichtlich dar.
Eingebettete Stellenverwaltung: Mit der integrierten Stellenverwaltung verwalten Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Diese Kernfunktion unterstützt alle Arten von Beschäftigten.
Vereinfachte Personalverwaltung: Funktionen für alle gängigen Personalereignisse wie Versetzungen, Beförderungen und Kündigungen sind schnell und einfach abrufbar. Dies erleichtert die Personalverwaltung und reduziert den Aufwand.
3. Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
Verwaltung von Abwesenheiten: Mitarbeitende können Abwesenheitszeiten von jedem Endgerät aus beantragen. Gleichzeitig sind Abwesenheiten, Nachrichten und Genehmigungen für ihre Führungskräfte jederzeit einsehbar.
Zentrale Plattform: Auf einer zentralen Plattform können Sie Zeitkonten überblicken, Abwesenheitszeiten analysieren, Personaldaten verwalten und Meldungen erledigen.
Zeitmanagement: Employee Central deckt die Anforderungen an Abwesenheiten und Zeiterfassung aller Mitarbeitenden ab, indem es wichtige Stammdaten wie Arbeitspläne, Urlaubskalender und Zeitprofile bietet.
Online-Zeiterfassung und Zeitabrechnung: Sie können Arbeitszeitpläne, regionale Feiertagskalender und Urlaubskontingente hinterlegen sowie verschiedene Abwesenheitsarten verwalten, Abwesenheitsanträge einsehen und Abwesenheitsgenehmigungen abrufen. Arbeitszeiten lassen sich online erfassen. Die Zeitabrechnung erfolgt ortsunabhängig.
4. Berechtigungsverwaltung
Rollen- und Berechtigungskonzepte lassen sich flexibel definieren. Berechtigungen sind entlang der Organisationsstruktur und auf Feldebene möglich.
5. Reporting und Analytics
Die SAP Analytics Cloud Reporting-Lösung ist in jedem SAP SuccessFactors-Modul enthalten. Mittels People Analytics lässt sich SAP Analytics Cloud Business Intelligence in Ihr HR-System einbetten. Sie können auf Visualisierungsfunktionen zugreifen, Echtzeitdaten analysieren und Stories mit personalbezogenen Informationen erstellen.
Welche Vorteile bietet SAP SuccessFactors Employee Central?
Das Modul Employee Central bietet einige Vorteile:
Automatisiertes Erfüllen lokaler und globaler Vorschriften
SAP SuccessFactors Employee Central funktioniert über Lokalisierungsmerkmale, die über bloße Sprachübersetzungen hinausgehen und auf der Analyse lokaler Vorschriften basieren. Dabei deckt es mehr als hundert Standorte ab und passt sich automatisch an rechtliche Änderungen an. Mithilfe der laufend aktualisierten Compliance-Funktionen stellen Sie die Erfüllung lokaler und globaler Vorschriften daher zu jeder Zeit sicher.
Zentrale Stammdatenverwaltung (People Profile)
Mit Employee Central können die Beschäftigten dank leistungsstarker Selbstbedienungsfunktionen einfach und schnell auf wichtige Daten und Aufgaben zugreifen und erhalten proaktive Meldungen. Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar. Über die „Stammdaten“ sind relevante HR-Informationen gemäß den länderspezifischen Anforderungen jederzeit einsehbar. Dank der integrierten Lokalisierungsfunktion erfüllen Sie lokale Vorschriften zuverlässig und standardisieren HR-Prozesse mittels bewährter Verfahren weltweit. Die zentrale, globale HR-Plattform fördert damit die Produktivität der Mitarbeitenden und des Unternehmens.
Flexible Organisationsstrukturen
Mit der Organisationsmanagement-Funktion lassen sich Organisationsstrukturen flexibel modellieren und visualisieren. Die Positionsmanagement-Funktion ermöglicht es, die Personalverwaltung effizienter zu gestalten.
Globale Leistungsverwaltung
Dank flexibler Rahmenbedingungen können Sie die globale Verwaltung von Leistungen inklusive Zulagen, Rückerstattungen, Versicherungen, Renten und Sparkonten standardisieren. Sie erhalten ein konfigurierbares Modul, um lokaltypische Anforderungen und Vorschriften in unterschiedlichen Ländern zu erfüllen. Gleichzeitig bleibt die zentrale Aufsicht bestehen.
Zuverlässiges Zeitmanagement
SAP SuccessFactors Employee Central deckt das Zeitmanagement für verschiedene Arten von Beschäftigten zuverlässig ab, um Abwesenheiten und Arbeitszeiten zu verwalten. Darüber hinaus unterstützt das Modul auch komplexe Anforderungen wie Stunden- und Fernarbeitskräfte z.B. im Home Office. Dies funktioniert über eine separate Lizenz für SAP SuccessFactors Time Tracking.
Grafische Benutzeroberfläche
Mit EC erhalten Sie aussagekräftige Einblicke in die gesamte Belegschaft. Dabei profitieren Sie von einer rollenbasierten Berichterstattung und grafischen Benutzeroberflächen. Profile und Organigramme lassen sich in EC sicher verwalten. Dabei unterstützt das Modul HR-Verantwortliche und Führungskräfte dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Integration mit SAP- und Drittanbieterlösungen
Dank vorab konfigurierter Integrationen mit SAP- und Drittanbieterlösungen werden Prozesse beschleunigt und vereinfacht.
Schlüsselfähigkeiten im Überblick: 5 Gründe, um Employee Central zu nutzen
Diese Schlüsselfähigkeiten bieten 5 Gründe, um SAP SuccessFactors Employee Central zu nutzen:
1. Unterstützung für datenbasierte Entscheidungsfindung: Aussagekräftige Einblicke in Echtzeitdaten ermöglichen es, Entscheidungen daten- und faktenbasiert zu treffen. Damit können Ihre HR-Führungskräfte Trends rechtzeitig erkennen und Risiken für Fehlentscheidungen minimieren.
2. Einheitliche Grundlage für HR-Management: Employee Central bietet eine einheitliche Grundlage für das gesamte Personalmanagement. Sie profitieren von standardisierten HR-Prozessen, Selbstservice-Anwendungen und weltweiter Verfügbarkeit.
3. Compliance: Die proaktive Herangehensweise mit regelmäßiger Analyse lokaler Regelungen und automatischer Anpassung an Änderungen stellt sicher, dass die geltenden Vorschriften jederzeit eingehalten werden.
4. Regelmäßige Updates: Ein weiterer Grund sind die regelmäßigen, vierteljährlichen Updates aus der Cloud. Mit Employee Central können Sie Veränderungen in der Personalstruktur besser erkennen als mit einer herkömmlichen, lokal installierten On-Premise Lösung.
5. Verwaltung: Automatisierte HR-Workflows und intelligente Dienste unterstützen bei der Verwaltung.
Anwendungsmöglichkeiten: von Core Hybrid bis Full Use individuell anpassbar
In der Anwendung wählen Sie aus 4 Bereitstellungsmöglichkeiten: Damit können Sie Ihren individuellen Umstellungsplan flexibel gestalten. Die Bereitstellung erfolgt entweder direkt oder mehrstufig.
1. „Full use“: Es erfolgt ein vollständiger Umstieg in einem einzigen Übergangsprojekt. Der Vorteil besteht darin, dass Sie alle Vorteile von SAP SuccessFactors Employee Central und der noch umfangreicheren SuccessFactors HCM-Suite sofort (Personaldatenverwaltung, Organisations- und Positionsmanagement, Zeitmanagement und globale Leistungen) vollständig nutzen können.
2. „Extend and connect“: Das vorhandene Core-HR-System bleibt vorerst bestehen. Als Erweiterung kommt Employee Central hinzu. Damit können alle Mitarbeitenden mit mobilen Endgeräten online auf ihre Daten zugreifen. Außerdem sind innovative Funktionen wie Organigramme und Personensuche verfügbar. Bei dieser Option können Sie EC außerdem zur Konsolidierung eines zentralisierten Reportings nutzen.
3. „Side-by-side“: Bei dieser Variante wird Employee Central für einen Teil des Unternehmens eingeführt, während der restliche Teil weiterhin SAP ERP HCM als Core-HR-System nutzt. In der Praxis bietet sich dies insbesondere bei einer schrittweisen Einführung für einzelne Standorte an. Beispiel: Ein internationaler Konzern möchte zuerst in einem Land umsteigen, bevor die übrigen Niederlassungen in Phase 2 folgen.
4. „Core-Hybrid“: Bei dieser Zwischenvariante erfolgen Zeitmanagement und/oder Lohnabrechnung weiterhin über SAP ERP HCM. Die anderen HR-Funktionen laufen fortan über Employee Central. Diese Option eignet sich für Unternehmen, die schrittweise in die Cloud wechseln möchten.
Fazit
SAP SuccessFactors Employee Central bietet eine umfassende Anwendungslösung für Ihr Personalmanagement und bildet das Herzstück eines modernes HR-Systems. Es deckt operative und strategische HR-Prozesse umfassend ab. Dank der modularen Architektur können Sie dieses Modul auch schrittweise implementieren und sowohl mit SAP-Lösungen als auch mit Drittanbieter-Lösungen integrieren. Es ist an jede Organisationsstruktur anpassbar, egal ob KMU oder internationaler Konzern. Dabei erfüllt es die lokalen gesetzlichen Anforderungen in zahlreichen Ländern. Employee Central unterstützt Sie dabei, die Personalstammdaten flexibel zu verwalten, HR-Prozesse zu standardisieren und faktenbasierte Personalentscheidungen zu treffen. Dies steigert wiederum die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
